ODÜ Sosyal Bilimler Enstitüsü Sosyal Bilimler Aratırmaları Dergisi Issn: Cilt: 3 Sayı: 6 Aralık 2012

Transkript

1 ODÜ Sosyal Bilimler Enstitüsü Sosyal Bilimler Aratırmaları Dergisi Issn: Cilt: 3 Sayı: 6 Aralık 2012 KURUM Ç LETMN KALTEYE OLAN ETKS: YEN LETM TEKNOLOJLERNN KURUM Ç LETMN KALTESNE OLAN ETKSN NCELEMEYE YÖNELK BR ARATIRMA THE EFFECT OF INTERNAL COMMUNICATION TO QUALITY: A RESEARCH DESIGNED FOR EXAMINING THE EFFECT OF NEW COMMUNICATION TECHNOLOGIES TOTHEQUALITY OF INTERNALCOMMUNICATION.Pelin DÜNDAR * Elif Koralp ÖZEL ** Öz Bilgisayar ve internete dayalı yeni iletiim teknolojilerinin ortaya çıkıı, zaman ve mekandan baımsız yeni iletiim ortamları yaratarak, kurum içi iletiimin kalitesi üzerinde etkin rol üstlenmitir. Kurumların kalite hedeflerine ulaabilmesi ancak kurum içi iletiim sürecine ilerlik kazandırılması ile mümkündür. Yeni iletiim teknolojileri ise söz konusu süreci yeni batan ekillendirmekte ve kurum içi iletiimin kalitesinde belirleyici olmaktadır. Adı geçen çalımada; kurum içi iletiim kavramı açıklandıktan sonra kalite ile olan balantısı üzerinde durulmu ve yeni iletiim teknolojilerinin bu ilikiye olan etkisi ele alınmıtır. Söz konusu etkinin ispatı açısından akademik personele düzenlenen anket sonuçları deerlendirilmitir. Anahtar Kelimeler: Yeni letiim Teknolojileri, Kalite, Kurum çi letiim. Abstract Arisingof new communication Technologies which depends on internet and computer plays an effective role on quality of internal communication via creating new communication platforms which is free of *Doç.Dr., Ege Üniversitesi, letiim Fakültesi, Gazetecilik Bölümü, Basın Ekonomisi ve letmecilii Anabilim Dalı **Doktora Örencisi, Ege Üniversitesi, letiim Fakültesi, Gazetecilik Bölümü

2 time and place. There alisation of quality objectives of the institution is just possible with gaining operability tointernal communication process. New communication technologies re-design such processand determine the quality of internal communication. In the mentioned study, after defining the internal communication concept, its connection with quality is accentuated and the effect of new communication technologies on this relationship is undertaken. For proven of point at issue, the survey results which is edited to academic staff wase valuated. Keywords: New communication technologies, quality, internal communication GR Günümüzde yeni iletiim teknolojilerinin ortaya çıkıı ve her geçen gün daha da fazla kullanılır hale gelmesi, kurum içi iletiimin gerçeklemesi noktasında önemli yenilikleri beraberinde getirmektedir. Elektronik posta, sosyal medya, web sitesi, mesajlama programları, usenet, intranet, bloglar gibi bilgisayar ve internete dayalı teknolojiler, yeni iletiim mecraları oluturarak kurum içi iletiimin yeni formunu meydana getirmekte ve kalitenin geliimi sürecine katkıda bulunmaktadır. Yeni iletiim teknolojilerinin kullanımı kurumlara, zaman ve mekandan baımsızlık, bilgi alıveriinde kolaylık, verilerin saklanması, maliyetten tasarruf gibi konularda kazanımlar salayarak kurum içi iletiimin kalitesini güçlendirmektedir. Belirli bir kalite hedefine ulamak için çaba harcayan kurumlarda çalıanların çabalarının koordine edilmesi, bilgi akıının salanması, her tür kurumsal faaliyete ilerlik kazandırılması ancak kurum içi iletiim ile mümkündür. Kurum içi iletiime etkinlik kazandırılması, kurumun çıktıları olan ürün veya hizmetin kalitesini de dorudan etkilemektedir. Yeni iletiim teknolojileri ise, kurum içi iletiimde saladıı kazanımlarla insan odaklılık, sürekli eitim ve sürekli gelime, katılımcılık, paylaım ve liderlik unsurlarıyla ekillenen kalite olgusuna ulamada önemli bir rolü üstlenmektedir. Yeni iletiim teknolojileri doru, yerinde ve bilinçli biçimde kullanıldıında kurum içi iletiimin ve buna balı olarak da kurumun çıktıları olan ürün/hizmetin kalitesini yükseltmektedir. Yukarıda vurgulanan unsurlara paralel olarak adı geçen çalımada yeni iletiim teknolojilerinin kurum içi iletiimin kalitesine olan etkisi aktarılmaya çalıılmaktadır. Çalımada öncelikle iletiim, kurumsal iletiim ve kurum içi iletiim kavramları ele alınmakta ve bu kavramların kurumlar açısından önemi vurgulanmaktadır. Çalımanın devam eden kısmında; kurum içi iletiimde yeni iletiim teknolojilerinin yeri, önemi ve kurum içi

3 iletiim ile kalite ilikisi açıklanmaktadır. Çalıma, yeni iletiim teknolojilerinin kurum içi iletiimin kalitesine olan etkisini incelemeye yönelik gerçekletirilen aratırmanın sonuçlarıyla tamamlanmaktadır. Kurum çi letiim Ortak bir hedefe ulamak için ibirlii içinde çalıan insanların oluturduu kurumlar açısından düünüldüünde, iletiim kavramı hayati derecede önem taımaktadır. Kurum içi iletiim sadece daha iyi bir iverençalıan ilikisi yaratmamakta aynı zamanda çalıanların nasıl davranacakları, nasıl bir performans gösterecekleri, buna balı olarak da iletmenin nasıl bir performansa sahip olacaı üzerinde de önemli bir etki yaratmaktadır. (Lyn Smith ve PamelaMounter, 2008: 21) Dolayısıyla kurum içi iletiimden söz edildiinde iletiimin belirli amaçları dikkat çekmektedir. Kurum içi iletiimle öncelikle kurum içindeki bilgi akıını temin etmek hedeflenmektedir. Emir komuta zincirinin kurulması, her bir çalıanın kurum içinde sorumluluk ve yetkilerini örenmesi, kendilerinden beklentileri kavraması kurum içi iletiimle imkan dahilinde olmaktadır. Bu bilgi akıı tek yönlü olarak algılanmamalıdır. Aynı ekilde çalıanların üst yönetime beklentilerini ve isteklerini iletmesi de kurum içi iletiimle gerçeklemektedir. Motivasyonu artırmak ve çalıanlar arasında iyi ilikiler ina etmek de kurum içi iletiimin amaçları arasında yer almaktadır. Etkili bir kurum içi iletiim, çalıanlarının i tatminini artırmakta, yönetimle ve çalıanlarla ilikilerini düzenleyerek geliimine katkıda bulunmaktadır. Kurumun iletiime ilikin yaklaımı ne olursa olsun tüm çalıanların iletiimle ilgili en önemli beklentisi, çalıan ve yöneticiler arasındaki bariyerlerin kaldırıldıı, ie ilikin konularda hedeflere ulaılması için fikirlerinin alındıı, kendi ileri ile ilgili konularda iletiim kurularak hareket edildii bir anlayıın benimsenmesidir. (Yeygel Çakır ve Temel Einli, 2010:175) Kurum içi iletiimin bir baka amacı ise koordinasyonu temin etmektir. Her bir çalıanın çabalarının ortak bir hedef için egüdümlenmesi hem iletiim çatımalarını önlemekte hem de kayıpların önüne geçmektedir. Bunun için planlama aamasından itibaren koordinasyona önem verilmesi önem arz etmektedir. Koordinasyonun salanmasında ise iletiim bir araç rolünü üstlenmektedir.

4 Kurum çi letiimde Yeni letiim Teknolojileri Yeri ve Önemi Kurum içi iletiimle ilgili buraya dek belirtilen noktalar bizi u sonuca götürmektedir; kurum içi iletiime sadece bireysel deil, aynı zamanda toplu halde yapılan bir etkinlik gözüyle bakıldıında; kurum içi iletiim, yalnızca haber ve mesaj alıverii salayan bir ortam oluturmakla kalmayıp, bunun yanında her türlü fikrin, gerçein ve verinin ulatırılmasına ve paylaılmasına da zemin hazırlamaktadır. Yaratılan bu ortam hiç üphesiz sosyal sistem içerisinde iletiim olgusuna bazı fonksiyonlar yüklemitir. Bunlar:(iletisimbilimleri.blogspot.com) Enformasyon Sosyalizasyon Motivasyon Tartıma Eitim Kültürel Gelime Elence Entegrasyondur. Enformasyon: Kurumla ilgili konuları anlamak ve devamında da bilinçli tepkiler gösterebilmek, hedeflenen sonuçlara ulaabilmeyi baarabilmek için öncelikle gereken veri, bilgi, mesaj, fikir ve yorumların depolanmasına ihtiyaç bulunmaktadır. Aksi taktirde veri, bilgi, mesaj, fikir ve yorumları ilemek ve kurum içinde paylaıma olanak tanımak için yayılmasını salamak mümkün gözükmemektedir. Sosyalizayon: Kurum içinde bireylerin kendilerinin etkin faaliyette bulunmalarını salayan sosyalizasyon süreci sadece kuruma balılıı ve kuruma yönelik bilinci oluturmakla kalmayıp aynı zamanda kurumdaki faaliyetlere aktif katılma sürecini tevik etmektedir. te bu noktada kurum içi iletiim çalıanların katılımını tevik etmede hayati önem taımakta ve yüksek performanslı takımlar için gerekli bir bileen olarak görülmektedir. (EmanuelCamilleri, 2011: 270) Motivasyon: Yukarıda belirtilen yaratılması zorunluluk arz eden ortamın temellerini atmak sadece birey ve kuruma yönelik faaliyetlerin geliim

5 sürecine katkıda bulunmakla kalmayıp aynı zamanda genel kabul gören hedeflere ulamayı da kolaylatırmaktadır. Tartıma : Kurum içinde farklı görülerden yola çıkarak mevcut sorun ya da sorunlara yönelik alternatif çözüm önerileri yakalamak için gereken ortamı oluturabilme yeti ve becerisine sahip olmak gerekmektedir. Eitim: Kurum içinde sadece yeteneklerin geliimine olanak tanımak için deil aynı zamanda kiilik oluumuna katkıda bulunmak maksadıyla bilgi aktarımına imkan salamak arttır. Kültürel Gelime: Kurum içi iletiim farklı altı yapıda bulunan bireylerin çalımalarının, duygu ve düüncelerinin ortak bir platformda paylaımına olanak tanıdıı için kurum bünyesinde kültürel gelime adına önemli adımlar atabilmeye yönelik olarak destek görevini görmektedir. Elence: Kurum içi iletiimin yaygınlaması ve kurum bünyesinde giderek benimsenmesi durumunda kurumda çalıan bireyler sadece geliim ya da eitime yönelik bilgileri paylamakla kalmayıp aynı zamanda sanat, müzik, spor v.b. aktivitelerin varlıından da birbirlerini haberdar etme gereksinimi içerisine girmektedir. Entegrasyon: Kurumda çalıan tüm bireylerin, grupların, bölümlerin birbirlerini tanımak ve bakalarının gözünden olayları ya da gelien sonuçları deerlendirmek gayesiyle gereksinim duydukları birtakım veri, bilgi ya da mesajlara ulaabilmelerini salamak son derece önem arz etmektedir. Tüm belirtilen fonksiyonların ilevsellii yani kurumdaki iletiimin ileyii çalıanların belirli iletiim araçlarını kullanmaları ile olumaktadır. Çalıanlar kurum içi iletiimde bilgi alıveriini salamak için bazı araçlara gereksinim duymaktadır. Kurum içi iletiimde kullanılan geleneksel araçlar yazılı, sözlü ve elektronik araçlar olarak üçe ayrılırken, son dönemde gelien yeni iletiim teknolojileri, kurum içi iletiimde önemli bir rol üstlenmitir. Bilgisayar aı ve internete dayalı yeni iletiim teknolojilerinin kurum içi iletiimdeki yeri her geçen gün daha da artmaktadır.

6 Öncelikle kurum içi iletiimde kullanılan geleneksel iletiim araçlarına bakıldıında yazılı olanlar, yazılı genelgeler ve belgeler, raporlar, yazılı yayın organları (dergi, gazete vb.), broür, el kitapları, afiler, posterler, duvar tabloları, ilanlar, yıllıklar, ikayet kutusu olarak sıralanabilmektedir. Sözlü iletiim araçları dendiinde ise akla ilk önce sözlü açıklamalar, konferanslar, telefon konumaları, sözle verilen emirler, duyurular, toplantılar, kutlamalar, davetler gelmektedir. letiim aracı olarak kullanılan elektronik iletiim araçları ise telefon, faks, teleks, video konferans, kapalı devre TV kanalı ve radyodur. Yeni iletiim teknolojilerinin ortaya çıkmasıyla birlikte bunlara elektronik veri aı olan bilgisayar ile internete dayalı iletiim araçları eklenmi; bilgisayar kullanımı ve internet kurum içi iletiimde önemli bir fonksiyon üstlenmitir. letiim teknolojisi iletiim alanındaki bütün teknolojileri kapsayan bir kavram olarak kullanılmaktadır. Rice, yeni iletiim teknolojilerini tipik olarak mikroilemci ya da bilgisayar yetilerini kullanan ve kullanıcılar arasında ve kullanıcıyla enformasyon arasında etkileime olanak tanıyan ya da bunu zorunlu kılan iletiim teknolojileri olarak tanımlamıtır (Akar, 2004:39) letiim teknolojisi alanındaki en önemli gelimeler radyo, televizyon ve telefonla yaanmıtır. letiim teknolojisindeki ikinci büyük aama ise bilgisayarın geni kitlelerce kullanılması ve internetin yaygınlamasıyla kaydedilmi ve yeni iletiim teknolojileri iletiimde önemli bir kavram haline gelmitir. Kurum içi iletiim açısından deerlendirildiinde kurumlar ve çalıanlar yeni iletiim teknolojilerini hem birbirleriyle iletiim kurmak hem de faaliyetlerini, çalımalarını, organizasyonlarını, hizmetlerini, ürünlerini tanıtmak, bilgi paylaımı gerçekletirmek ve sosyallemek amacıyla kullanmaktadır. Rogers kurumsal bir sınıflandırma ile yeni iletiim teknolojilerinin üç özelliini öyle tanımlamıtır. (Akt:Akar,2004:38) (Geray, 2003: 18-19) Karılıklı etkileim: Bu özellik sayesinde iletiim süreci kiilerarası iletiimdekine benzer bir ekilde tarafların anında iletileri birbirlerine aktarmalarına olanak salamakta, ancak bu süreç kiilerarası iletiime benzememektedir. Yeni teknolojiler kiilerarası iletiimden çok daha geni kitlelere hitap etmektedir. Kitlesizletirme: Söz konusu özellik bireyin yüz yüze olmayan iletiim içerisinde geni hedef kitleler ile mesaj alıverii yapmasını salamaktadır.

7 Ezamansız olabilme: Yeni iletiim teknolojileri birey için uygun bir zamanda mesaj gönderme ve alma yeteneklerine sahiptir. Mesajın alınması veya yollanmasının zamanını kullanıcı kendi ayarlamaktadır. Karılıklı etkileim, kitlesizletirme, ezamansız olabilme özellikleri dikkate alındıında, belirtilen bu özellikler paralelinde yeni iletiim teknolojileri i ortamında pek çok yenilie yol açmaktadır. Bilgisayar teknolojileri üretimi, çoaltmayı, yazılı belgeleri saklamayı, uzun mesafelerde bilgi alıveriini, birlikte çalımayı, zaman ve mekandan baımsız olarak toplantı düzenlemeyi kolaylatırmaktadır. Çalıanlar artık fiziki yakınlık olmadan da elektronik araçlar sayesinde birbirleriyle sürekli temas kurabilmektedir. , internet gibi araçlar yöneticilerin çalıanlarla iletiim kurmasına, çalıanların ise kurumla ilgili gelimelerden haberdar olmasına yardımcı olmaktadır. (JoepCornelissen, 2011: 164) Yeni iletiim teknolojilerinin bu özellikleri dikkate alındıında, bilgisayar ve internet odaklı yeni iletiim teknolojilerinden elektronik posta, web sitesi, mesajlama programları, Usenet, bloglar, sosyal alar, VoIP gibi araçlar kurum içi iletiimde öne çıkmaktadır. (Aslan, 2008: ) Bu sayılanlara kurum içi iletiim söz konusu olduunda intranet i de eklemek gerekmektedir. Yeni iletiim teknolojilerine dayalı iletiim araçlarını tanıyabilmek için bunlara biraz daha yakından bakmak faydalı olacaktır. Elektronik posta: nternet kullanıcısı olan bir kiinin dier bir veya daha fazla internet kullanıcısına e zamanlı olmadan mesaj, dosya, fotoraf, video gibi içerikleri iletmesine imkan tanıyan bir iletiim aracıdır. nternet üzerinde insanlar arasında bilgi paylaımını salayan ve yaygın olarak kullanılan internet uygulamalarından biridir. nternete ulama imkanı bulunan herkes elektronik posta adresi edinebilmektedir. Kurumlar da çalıanlarına elektronik posta adresi salayarak kurum içi ileti paylaımını gerçekletirmektedir. Web sitesi: Bir kiiden çok sayıda kiiye yönelik yapılan kitlesel ve ezamanlı olmayan iletiimdir. Web sitesi, kiilere ya da kurumlara ait olan ve internet kullanıcıları tarafından ulaılabilen bir iletiim panosudur. Kurumlar web sitesi ile kendilerini tanıtabilmekte, bilgi paylaabilmekte, duyurularda bulunabilmekte, kurum dıı ve kurum içi iletiim için web sitesinden faydalanabilmektedir. Çalıanlar ve kurum dıı kiiler de kurumla ilgili gelimeleri ve haberleri web sitesi üzerinden takip edebilmektedir. Mesajlama programları: Bir kiiden dier kiiye veya çok kii arasındaki ezamanlı iletiime olanak tanıyan programlardır. Msn

8 Messenger, Yahoo Messenger gibi popüler anlık mesajlama programları karılıklı olarak kısa mesajlama ve görüntülü konuma imkanı sunmaktadır. Elektronik postadan farklı olarak mesajlama programları kısa mesajlara dayalıdır. Bu programda kiiler ezamanlı olarak mesajlaabilmektedir, ancak bu programların yeni sürümleri online olan kullanıcının, online olmayan kullanıcıya da mesaj göndermesine fırsat tanıyacak ekilde düzenlenmitir. Bu durumda alıcı, mesajı sisteme girdii anda alabilmektedir. Usenet: E-grup gibi çok sayıda kii arasında gerçekleen ve ezamanlı olmayan bir sanal iletiim biçimidir. Tartıma forumları ve haber grupları olarak tanımlanabilecek Usenet ile kullanıcılar haberleri okuyabilmekte, yazabilmekte ve tartıabilmektedir. Usenet, internet kullanıcılarının deiik konulardaki haberler, yazı, grafik, fotoraf, programlarını paylaabildii herkese açık bir tartıma platformu olarak bilinmektedir. (http//en.wikipedia.org) Bloglar:Blog internet günlüü anlamına gelmektedir. Bloglar içinde yaadıımız biliim çaında, teknoloji kıskacındaki insanın bir çeit kendini dıa vurması ve yeni bir ifade biçimi olarak deerlendirilmektedir. Bloglar çounlukla yazanların gündelik deneyimlerini ve yaadıklarını aktarmaktadır. (Aslan, 2008:220) Sosyal alar: Sosyal medya olarak da anılan sosyal alarda benzer ilgi alanlarına sahip kiiler bir araya gelerek sanal mahalleler oluturmaktadır. Her bir internet kullanıcısının internette bloglar ya da Facebook, twitter, Friendfeed gibi platformlar aracılııyla bilgi ve görülerini paylaabilmesine olanak tanıyan sosyal alar, yeni iletiim teknolojileri için de önemli bir araç olarak dikkat çekmektedir. Facebook, twitter gibi sosyal alarda kiiler bilgi alıveriinde bulunabilmekte, çeitli konulardaki fikirlerini açıklama olanaı elde edebilmektedir. Çalıanlar kendi bloglarını oluturabildii gibi kurumlar da söz konusu sosyal alarda kendi sayfalarını kurarak çalıanları ve kurum dıındaki kiilerle iletiim kurabilmektedir. VoIP: Data hatları üzerinden telefon görümesi ve belirli standartlarda ses iletilmesi için kullanılan VoIP de (Voice over Internet Protocol) genellikle internet deil, kurum ya da kurulua özel bir intranet sistemi ya da geni alan aı olan (WAN) ve bazen bu i için özellemi donanımlar kullanılmaktadır. Ancak özellikle son yıllarda bu teknolojiyi kullanarak, internet üzerinden aynı yazılımı kullanan bilgisayarlar arası ücretsiz, bilgisayardan sabit ve mobil telefonlarla düük ücretli konuma gerçekletirebilen Skype benzeri yazılımlar üretilmitir. (Aslan, 2008: 232)

9 Pek çok kurum çalıanları ve müterileriyle düük ücrete ya da ücretsiz iletiim kurmak amacıyla bu sistemi kullanmaktadır. ntranet: Sadece belirli bir kurum içindeki bilgisayarları, yerel aları ve geni alan alarını birbirine balayan özel bir adır. Bu kurumsal bilgi portalının kurulma amacı kurum içinde bilgileri paylamaktır. Çalıanlar ve yöneticiler bu kapalı devre web sistemde birbirleriyle fotoraf ve bilgi paylaabilmekte, kurumla ilgili düüncelerini, sorunları, önerileri dile getirebilmektedir. (http//tr.wikipedia.org) Bilgisayar aı ve internetle birlikte doan yeni iletiim teknolojilerine balı olarak ortaya çıkan sosyal medya, elektronik posta, web sitesi, mesajlama programları, usenet, intranet, bloglar gibi yeni iletiim araçları günümüzde kurum içi iletiimde de önemli bir rol üstlenmektedir. Sayılan yeni iletiim teknolojilerine dayalı araçlar kurum içi iletiimde tercih edilen modellere göre ilerlik kazanmaktadır. Her geçen gün daha fazla kurum, web sitesi, Facebook ya da twitter sayfası oluturarak kurumla ilgili bilgi ve duyurularını çalıanlarıyla sosyal medya üzerinden paylamaktadır. Öte yandan günümüzde hemen her kurum bir web sitesine sahip hale gelmitir. ntranet de kurumların çalıanlarıyla iletiimi noktasında önemli bir ilev görmektedir. Dier taraftan elektronik posta hem kurumun çalıanlarıyla hem çalıanların birbiriyle haberlemesinde, bilgi paylaımında vazgeçilmez bir konuma gelmitir. Sosyal medya, usenet ve mesajlama programları ve bloglar da çalıanların birbirleriyle iletiimlerini kolaylatırmakta ve artırmaktadır. Özellikle bankalar ve çalıanlarıyla sık telefon görümesi yapmak zorunda olan dier kurumlar, VoIP sisteminden faydalanarak ücretsiz ya da düük ücretli iletiim kurabilmektedir. Sayılan örnekler göstermektedir ki yeni iletiim teknolojileri kurum içi iletiimde dikkate deer bir rol almaktadır. Ve bu rolün etkinlii her geçen gün daha da artmaktadır. Kurum çi letiim ve Kalite letiim olmadan kurumların faaliyetlerini sürdürmeleri mümkün deildir. Belirli bir hedefe ulamak için çaba harcayan çalıanların çabalarının koordine edilmesi, bilgi akıının salanması, her tür kurumsal faaliyete ilerlik kazandırılması ancak iletiim süreci ile mümkündür. Etkin bir kurum içi iletiim, kurumun çıktıları olan ürün veya hizmetin kalitesini de dorudan etkilemektedir. Yönetimde kalite giriimi, iletiimle balamaktadır. letiim kurum içinde çalıanların bilgileri anlaılabilir sembollerle ifade etmesini ve kuruma aktarmasını ifade etmektedir. Bu açıdan bakıldıında da sadece yöneticilerin baarısı deil

10 aynı zamanda kurumların etkinlii üzerinde önemli rol oynayan iletiim, süreç olmanın yanı sıra yöneticilerin i akıını salamak gayesiyle kullandıı en temel araç konumundadır. Dolayısıyla kurum yöneticileri ne istediklerini, ne zaman istediklerini ve nasıl istediklerini çalıtıkları ekibe iletiim kanalıyla aktarmaktadır. Kurumların varlıklarını sürdürebilmeleri, sürekli iyiletirme potansiyeli içerisinde yol kat edebilmeleri iletiim sayesinde mümkündür. Aksi taktirde; kurumlar yok olma tehlikesi ile karı karıya kalabilmektedir. Kurumlar bünyeleri içerisindeki hem bireysel hem de grupsal çalımaları disipline ederken, temel bir üretim faktörü dahilinde çalımalarına ivme kazandırmaktadır. Bu da; hiç üphesiz bilgidir. Böyle bir ortamda düünceleri mutlak kılmak isteyen her kurum, iletiim olgusundan her daim destek almak zorundadır. letiim ile ilgili çaba ve çalımalar üzerinde younlaırken ihmal edilmemesi gereken bazı hususlar söz konusudur. letiimin insan odaklı olduu gerçei bunlardan ilkidir. Nitekim kaliteye doru yol alırken de kurumların gözden kaçırmaması gereken en önemli nokta tüm çabaların balangıç ve odak noktasının insanolu olduu gerçeidir. Çünkü ne kadar ileri teknolojiden, ne kadar mükemmel yönetim sürecinden, ne kadar üstün bir sistem tasarımından bahsedersek edelim, belirttiimiz noktalara ilevsellik kazandıracak olan insanoludur. Bu sebeple hiçbir süreçte insan ile çalııldıı gerçei unutulmamalıdır. Her ne kadar tüm kurumlar bunun olması gerektii kanaatini taısalar da kurumsal kültürün en önemli öesi olan insan faktörüne çou zaman gereken önemin verilmemesi beklenen kurum kültürünün oluumuna ket vurmakta, bu da doal olarak kuruma ait vizyonun oluumu ve onu destekleyen misyonların belirleniine gölge düürmektedir. kinci husus, iletiimin paylaımı getirdiidir. Toplam kalite yönetiminin kritik öelerinden birisi de katılımcılık ve yetki devridir. Sadece mesajı gönderen ya da yetkiyi verenin deil aynı zamanda mesajı alan ya da yetkiyi üzerine almayı kabul eden tarafın ortak bir paydada buluması gerekmektedir. Bu durum kuruma süreç açısından bakıldıında; uzun vadede iyiletirmeyi getirmektedir. Çünkü yetkiyi alan birey ya da bireyler bu yetkiye layık olma bilinciyle hareket ederek kendi çizgilerini ama konusunda efor sarf etme eilimi içerisine girmektedir. Üçüncü husus ise iletiimin sembolik olduudur. Semboller sadece jestler, mimikler deil aynı zamanda sesler, harfler, rakamlar ve tabii ki sözcüklerdir. Hem alıcı hem de gönderen mesaja aynı anlamı verdikleri zaman sonuç: etkili iletiimdir. Ancak bunun olabilmesi için zaman içerisinde kurum içinde çalıanların aynı çizgide bulumaları gerekmektedir. te bu nokta da yeni iletiim teknolojileri bu süreci hızlandırma adına düünülen noktalara yeni bir boyut açmıtır.

11 Günümüzde globalleme sadece yeni teknolojilere deil yönetim ilevine de yeni kazanımlar getirmitir. Daha esnek ve effaf bir yönetim sayesinde dıa kapalı olmaktan kurtulan kurumlar etkileimli ve ilevsel bir yapıya bürünmülerdir. Deiimin kurumlarda katılımcılık sayesinde vücut bulacaına inanan kurumlar çalıan odaklı bir yönetime yaklamanın ayakta kalmak için bir zorunluluk olduu gerçeini idrak etmi bulunmaktadır. Bu da karılıklı yönetim anlamına gelen yönetiim olgusunun kurumlarda yerini bulmasını getirmektedir. Yönetiim olgusuna süreçler bazında doru olarak ilevsellik kazandırıldıında sadece katılım/katılımcılık deil, hesap verebilirlik ve effaflık ile insan unsurunu öne çıkartan bir yönetim felsefesi ve beraberinde kalite anlayıı ekillenmektedir. Kalitenin üretim sürecinde iyiletirilmesi ve korunması, tüm kurumsal ve yönetsel eylem ve aamalarda çalıanlar arasında salıklı bir iletiim kurulmasına balıdır. Kurumlarda çalıanlar arasında güçlü bir bölüm ayrımcılıı ve rekabet oluabilmektedir. Bu gibi durumlarda iliki zayıflıı ve iletiim engellerinin varlıı, i ve kalitenin olumsuz etkilenmesine yol açabilmektedir. Bu nedenle iyi bir iletiim salanması ve dayanıma ekip ruhu ve takım oluumu için bölümler arası engeller ortadan kaldırılmalıdır. Her elemanın katılımını artırmak amacıyla tasarlanmı stratejiler kurumsal iletiime oldukça gereksinim duymaktadır. Bu balamda, iletiimin görevi, karılıklı anlayıı arttırmak, kurumun tüm çalıanlarına balılık ve karılıklı karar alma olanaı tanımak ile serbest bilgi akıını salamak yoluyla katılımı güvence altına almaktır. üphesiz ki, bu yeni yönetim yaklaımı, özellikle düünce ve yorumları alabilmeye dayanan iyi iletiim kurma becerisine aırlık vermektedir. (Halis, 2000:221) yi iletiim kurma becerisine zemin hazırlayan ve kurumlarda kalite olgusuna giden yolu giderek kısaltma misyonunu üstlenen yeni iletiim teknolojileri toplumda bireylerin gündelik yaam pratiklerini deitirmekle kalmayıp aynı zamanda bireylerin kendilerini sürekli yenilemeleri gerekliliini getirmekte ve güncellenen teknolojileri sürekli kullanma zorunluluu içerisine giren bireyler giderek uzmanlamaya daha kısa zamanda ulama keyfiyetini yaayabilmektedir. Zamandan ve maliyetten tasarrufu da beraberinde getiren yeni iletiim teknolojileri sayesinde iletiim hem çok yönlü hem de açık olabilme olanaına kavumaktadır. Çünkü kurum içerisinde yeni iletiim teknolojileri sayesinde paylaılan mesajlar/bilgiler kuruma ait geni bir platforma yayılmaktadır. Böylelikle bireyler kendileri ile direkt ilgili olmayan ama içerisinde çalıtıkları kuruma ait birçok bilgiye eriim

12 olanaını yakalamaktadır. Bu sayede de yeni iletiim teknolojileri bireylerin kurumla özdelemelerine olanak tanımakta ve aidiyet duygusu yaratmaktadır. Dier taraftan da yeni iletiim teknolojilerinin sosyal paylaıma olanak tanıması ve bu sayede bireylerin zaman zaman söylemekten çekindii düünce ve söylemlerini rahatça ifade edebildikleri ortama sahip olmaları kurum içi iletiimi etkin kılmakla kalmayıp kurum dıı iletiime de kapıları aralamaktadır. Bu sayede kurumda çalıanlar dier kurumlar ile kendi çalıtıkları kurumları kıyaslama olanaına kavumakta ve zaman içerisinde eksikliklerini kendiliinden gözlemleme fırsatı yakaladıkları için de kendilerini eitime tabi tutmak zorunluluu içerisine girebilmekte ve kısa zaman diliminde geliim gösterme fırsatına kavumaktadır. Sadece bilginin paylaıma açılmasına imkan yaratmakla kalmayıp aynı zamanda bilginin yönetilmesine de zemin hazırlayan yeni iletiim teknolojileri sayesinde ham veri ya da bilgiler birçok birey tarafından paylaıma sunulduu için yeni fikirlerin doması imkan dahilinde olmaktadır. Bu sayede bireyler bir taraftan bilgi açıklarını kapatma ansını yakalarken dier taraftan da birçok düüncenin bir araya gelmesi sayesinde soru ya da sorunların çözümüne yönelik sinerjik etkiyi elde edebilmektedir. Yeni iletiim teknolojileri ile deiime urayan bir baka olgu da kurum kültürüdür. Kurumlar gelien teknolojiye karı ne kadar bilinçli bir ekilde uyumlatırma yoluna giderlerse, deiimden o kadar az etkilenirler ve buna balı olarak da gereksinimlerini karılayacak ekilde kurum kültürlerini yeniden oluturabilirler. Bunun ilk yolu ve belki de en önemlisi var olan kültürü anlamaktır. Çünkü kurum içinde yapılan her eyi mevcut kültür belirler ve yönlendirir. Göz ardı edilmeyen, üzerinde çalıılan bir kültür ise kurumdaki baarıyı artırır ve kurum içi iletiimin kalitesini yükseltir, bu da doal olarak verimli ve tatmin edici bir çalıma ortamının olumasına katkıda bulunur. (Akın, 2001:136) Bunu salayabilmek ise kurum olarak çalıanlara sahip oldukları güçleri kefetmelerini temin edecek bir ortamı oluturmaktan geçmektedir ki; ite bu nokta da kurum kültürünün varlıı vazgeçilmez bir boyut oluturmaktadır. Kalite belirtilenlerden de anlaılacaı üzere insan odaklı, eitimi zorunlu kılan, sürekli gelimeyi merkeze koyan, katılımcılıı ve paylaımı esas alan ve tüm bunların etkin bir liderlik yetisiyle olabilecei hissiyatını uyandıran bir olgudur. Yeni iletiim teknolojileri bu çok boyutlu olgunun ekillenmesinde ve mesafe kat etmesinde önemli bir belirleyicidir. Ancak kurum içinde tüm anlatılanlara realite kazandırırken unutulmaması

13 gereken bir söz vardır ki; o da Rosabeth Moss Kanter in ifade ettii Küresel Düün Yerel Uygula dır. Çünkü yeni teknolojiler varlıklarıyla bizleri kimi zaman uzaklara götürmektedir. Ancak bu hiçbir zaman içinde yaadıımız kurumun deerlerini görmezlikten gelmeyi getirmemelidir. Aratırmanın Konusu ve Amaç: Çalımanın teorik kısmında da belirtildii üzere; kurum içi iletiim, yalnızca haber ve mesaj alıverii salayan bir ortam oluturmakla kalmayıp, bunun yanında her türlü fikrin, gerçein ve verinin ulatırılmasına, paylaılmasına da zemin hazırlamaktadır. Yeni iletiim teknolojileri ise, karılıklı etkileim, kitlesizletirme ve e zamansız olabilme özellikleriyle geni kitlelere hitap edebilmenin yanı sıra geni kitlelerle mesaj alıveriini salayabilme ve mesajın alınmasını ya da yollanmasının zamanını da kullanıcının kendisinin ayarlamasına olanak tanımaktadır. Yeni iletiim teknolojilerini doru, yerinde ve bilinçli kullanmak kapasitesi ve yeteneine sahip olmak ise hiç üphesiz kurum içinde vücuda getirilen ilerin kalitesine olumlu yönde yansımaktadır. Yukarıda belirtilen hususları sorgulama sürecine dahil etmek suretiyle gerçekletirilen yeni iletiim teknolojilerinin kurum içi iletiimin kalitesine olan etkisini incelemeye yönelik olarak gerçekletirilen aratırma, Ege Üniversitesinde 12 fakültenin akademik personeli üzerinde yapılmıtır. Aratırmada örenilmesi hedeflenen temel noktalar ise; akademik personel nezdinde kurum içi iletiimin öncelikle neyi ifade ettii, kurum içi iletiimde kullanılması zorunluluk arz eden yeni iletiim teknolojilerinin ve bu teknolojilerinin öncelikle hizmet ettii/etmesi gereken noktaların neler olduuna paralel olarak yen iletiim teknolojilerinin kurum içi iletiim kalitesi üzerinde nasıl bir etki yarattııdır. Yöntem ve Teknik: Yöntem ve teknik olarak 6 tanesi seçmeli, 6 tanesi de öncelik sıralamalı olmak üzere toplam 12 soruyu içeren anket formu hazırlanarak, aratırma evrenini oluturan Ege Üniversitesi ndeki 12 fakültede uygulanmı ve her fakültenin akademik personelinin belli bir yüzdesine ulaılmaya çalıılmıtır. Örneklem: Örneklem belirlenirken üzerinde durulan temel nokta; bilinçli bir kitlenin dikkate alınması gerektii gerçeidir. Bu sebeple de üniversite akademik personeli örneklem olarak seçilmitir. Aratırma sonuçlarının güvenilirlii açısından %2-%3 hata payı ile %85 in üzerinde güven üstü

14 aralıına denk gelen bir sonucu yakalamak esasen hedeflenmitir. Dier taraftan ise; gündelik yaam pratiklerimizi tamamen deitiren yeni iletiim teknolojilerinin akademik ortamdaki yerini tespit etmek ve kalite sürecine katkısını deerlendirmek aratırmanın temelini oluturmaktadır. Toplamda 1918 akademik personelden 619 una anket uygulanırken, fakülte bazında daılım u ekilde olmutur: Fakülte Akademik personel sayısı Ankete katılan Tıp Fakültesi Fen Fakültesi Di Hekimlii Fakültesi Ziraat Fakültesi Mühendislik Fakültesi Edebiyat Fakültesi Su Ürünleri Fakültesi Eczacılık Fakültesi letiim Fakültesi Eitim Fakültesi ktisat Fakültesi Hemirelik Fakültesi Toplam Aratırmanın Sınırlılıkları: Her fakültede çalıan akademik personelin ders /toplantı saatlerinin farklı olması, aratırmanın geçerlilii açısından; en düükten en yüksee kadar (Aratırma Görevlisi, Öretim Görevlisi, Yardımcı Doçent, Doçent, Profesör) tüm unvan sahiplerine ulamanın getirdii sıkıntılar ve bazı fakültelere anket yapılma esnasında karılaılan bürokratik engeller, temel olarak aratırmanın sınırlılıklarını oluturmaktadır.

15 Aratırma Sonuçlarının Deerlendirilmesi: Kurum çi letiim (1. Öncelik) Yönetim-Çalıan Diyalou Kurum çi letiim (2. Öncelik) Yönetim-Çalıan Diyalou 2% 15% 32% Çalıanlar Arası Diyalog 4% 8% 33% Çalıanlar Arası Diyalog 18% Akademik Bilgi Alıverii 21% Akademik Bilgi Alıverii 33% Kurum Etkinliklerinin Duyurulması Amaç Birlii 34% Kurum Etkinliklerinin Duyurulması Amaç Birlii Kurum çi letiim (3. Öncelik) Yönetim-Çalıan Diyalou 16% 21% Çalıanlar Arası Diyalog 16% Akademik Bilgi Alıverii 31% 16% Kurum Etkinliklerinin Duyurulması Amaç Birlii Tablo 1: Kurum çi letiim Nedir? Çalımanın teorik kısmında da vurgulandıı üzere çalıanlar arası diyaloun güçlü olması, kurum içi iletiimde karılaılması olası sorunların önüne set çekilmesini mümkün kılmaktadır. Yönetim-çalıan diyalounun gelitirilmesine olumlu katkı salayan bu ikili diyalog, pek çok sorunun olgunlamadan çözümüne vesile olmaktadır. Nitekim anket sonuçlarından da görüldüü üzere; akademik camiada kurum içi iletiim denilince; ilk öncelii çalıanlar arası diyalog almakta, bunu balantılı olarak da yönetim çalıan diyalou izlemektedir. Üçüncü öncelii ise %31 lik oranla amaç birlii oluturmaktadır ki; sonuca varmak için önce diyaloun kurulması, ardından da herkesin çaba ve çalımalarını aynı nokta üzerinde younlatırmaları gerçei göz önüne alındıında; bu sonucun da tesadüf olmadıı gerçei belirginlemektedir.

16 Kurum çi letiimin Düzeyi 31% 3% 1% 24% Yok Düük Orta yi Çok yi 41% Tablo 2: Kurum çi letiim Düzeyi Yapılan çalımanın sonuçlarından çıkan bir dier temel gerçek; kurum içi iletiimin %41 lik oranla orta düzeylerde seyrettiidir. Bunu temel nedenini yeni iletiim teknolojilerinin bir yandan hayatımızı kolaylatırması ancak dier yandan da yüz yüze kurulan diyalogları zayıflatması olarak ifade etmemiz mümkündür. Fakat yine de %31 lik dilimin kurum içi iletiimin iyi oranda seyrettii kanaatinde olması bu sonucun içinde bireysel çabaların da tesirli olduu, yani kurulan iletiimin düzeyinin kiiden kiiye deitii sonucunu getirmektedir. Kurum çi letiimin Araçları (1. Öncelik) Kurum çi letiimin Araçları (2. Öncelik) 11% 23% 6% 12% 48% Resmi Yazıma Yüzyüze Görüme Toplantı-Seminer Telefon Bilgisayar-nternet 17% 12% 18% 24% 29% Resmi Yazıma Yüzyüze Görüme Toplantı-Seminer Telefon Bilgisayar-nternet Kurum çi letiimin Araçları (3. Öncelik) 26% 22% 16% 16% Resmi Yazıma Yüzyüze Görüme Toplantı-Seminer Telefon Bilgisayar-nternet Tablo 3:Kurum çi letiimde En çok Tercih Edilen Araçlar

17 Kurum içinde kullanılan iletiim araçlarına bakıldıında; tüm akademik çalıanların önceliini yüz yüze görümeler oluturmaktadır. Bu durumun temel nedeni olarak da; yeni iletiim teknolojilerinin hayatımızdaki önemli bolukları doldurmasına karın kurum içi iletiimde henüz istenilen düzeyde kullanılmadıı gerçei ortaya konmaktadır. %48 lik oran bunun bariz bir tespitidir. kinci önceliin de toplantı ve seminerler olarak ortaya çıkıı bireylerin birtakım sorunların çözümüne varma noktasında; tartıarak, beraber çok sesli düünerek hareket etmeyi tercih ettiklerini göstermektedir. Bu sonucu yeni iletiim teknolojilerinden kaynaklanan sorunlara/engellere de balamak olasıdır. Çünkü zaman zaman da olsa internet kesintileri v.b. nedenler birtakım kilit bilgilere zamanında ulaamama sonucunu getirebilmektedir. Tüm bunlara balı olarak da; Bilgisayar-internetin %26 lık oranda üçüncü öncelikte yer alması ifade ettiimiz noktaları dorular niteliktedir. nternete Balanma Sıklıı 7% 4% 2% 0% Günde kiden Fazla Günde Bir Kez Gün Aırı Haftada Birkaç 87% Daha Seyrek Tablo 4 : Kurum çi letiimde nternete Balanma Sıklıı Tablodan da anlaılacaı üzere; kurum içi aktarılması gereken birtakım bilgilere ulamada internet tercih edilen önemli bir balantı noktasıdır. Birtakım toplantıların, kurum içi ve kurumlar arası günlük duyuruların, seminer, kongre v.b. gelimeye yönelik birtakım bilgilerin aktarılmasında akademik personel interneti fazlasıyla kullanmaktadır. %87 lik oran bunun göstergesidir. Ancak tartıma ve sonuca katılımcılık duygusuna varma noktasında yukarıda da belirtildii üzere; yüz yüze görüme ve balantılı olarak da toplantılar/seminerler bilgisayar-internetin önüne geçmektedir.

18 nternette En Çok Tercih Edilen Araçlar(1. Öncelik) nternette En Çok Tercih Edilen Araçlar (2. Öncelik) 4% 4% 3% Elektronik Posta 5% Mesajlama Programları Sosyal Medya ntranet 13% 20% 14% Elektronik Posta 36% Mesajlama Programları Sosyal Medya ntranet 84% Web Sitesi 17% Web Sitesi nternette En Çok Tercih Edilen Araçlar (3. Öncelik) 2% 17% Elektronik Posta 38% Mesajlama Programları Sosyal Medya 26% ntranet 17% Web Sitesi Tablo 5: Kurum çi letiimde nternette Tercih Edilen Araçlar nternet kullanıcısı olan bir kiinin dier internet kullanıcılarına e zamanlı olmadan mesaj, dosya, fotoraf, video gibi içerikleri iletmesine imkan tanıyan bir iletiim aracı olan elektronik posta, internet üzerinde insanlar arasında bilgi paylaımını salayan ve yaygın olarak kullanılan internet uygulamalarından biri olması nedeniyle akademik ortamda da en fazla rabet gören aracı konumundadır. %84 lük yüksek dilim de bunu ispat eder niteliktedir. Dier taraftan ise; bir kiiden dier kiiye veya çok kii arasındaki ezamanlı iletiime olanak tanıyan mesajlama programları aracılııyla kurum içi iletiim kimi zaman zirveye taınmakta, önemli birtakım bilgiler saniyeler içerisinde çounlua eriebilmektedir. Belirtilen gerekçeyle de ikinci öncelikte mesajlama programları %36 lık dilimle baı çekmektedir. Kiilere ya da kurumlara ait olan ve internet kullanıcıları tarafından ulaılabilen bir iletiim panosu olan web siteleri ise bilginin

19 paylaıldıı, duyuruların süratle aktarıldıı çalıanların ve kurum dıı kiilerin kurumla ilgili gelimeleri takip ettikleri ortamlar olması nedeniyle giderek tercih edilir konuma geçmektedir. Nitekim üçüncü öncelikte %38 lik dilimle web sitelerinin ilk sırada yer alması anlatılanların realitede var olduu gerçeini göstermektedir. Yeni letiim Teknolojilerinin Amaçları(1.Öncelik) 10% 4% 0% Etkinlikl Katılım/Duyuru 48% 38% Bilimsel Bilgi Alıverii Resmi Olmayan letiim Görevlendirme/ Raporlar Dier Yeni letiim Teknolojilerinin Amaçları(2.Öncelik) 23% 11% 0% 35% 31% Etkinlikl Katılım/Duyuru Bilimsel Bilgi Alıverii Resmi Olmayan letiim Görevlendirme/ Raporlar Dier Yeni letiim Teknolojilerinin Amaçları(3.Öncelik) 29% 0% 20% 13% Etkinlikl Katılım/Duyuru Bilimsel Bilgi Alıverii Resmi Olmayan letiim Görevlendirme/ Raporlar 38% Tablo 6: Kurum çi letiimde Yeni letiim Teknolojilerinin Amaçları

20 Yukarıda yüzdelerden de anlaılacaı üzere; yeni iletiim teknolojileri sayesinde bilimsel bilgi alıverii boyutunda ekonomide vurgulanan azalan verimler yasası terk edilmitir. Çünkü bilginin deeri paylaıldıkça artmaktadır ve yeni iletiim teknolojileri de bu artıa vesile olan önemli bir etken sıfatını hak etmi bulunmaktadır. Nitekim akademik camia da bu görüe katılmakta ve yeni iletiim teknolojilerinin kurum içinde öncelikli amacının bilimsel bilgi alıverii olduu noktasında birlemektedir. Birinci öncelikte yer alan %48 lik dilim ile ikinci öncelikte yer alan %35 lik dilim bunun ispatıdır. Akademik camia için yeni iletiim teknolojilerinin kullanımının resmi olmayan yazımalarda kullanımı, yani arkadalık, dostluk içerikli yazımalar ise üçüncü öncelik kategorisinde yer almaktadır. Yeni letiim Teknolojilerinin Tercih Nedenleri (1. Öncelik) Yeni letiim Teknolojilerinin Tercih Nedenleri (2. Öncelik) 21% 2% 13% 0% 64% Daha Hızlı Pratik Güvenli Kolay Ulaılabilir Maliyeti Düük 21% 6% 3% 19% Daha Hızlı Pratik Güvenli Kolay Ulaılabilir Maliyeti Düük 51% Yeni letiim Teknolojilerinin Tercih Nedenleri (3. Öncelik) 19% 10% 16% 13% Daha Hızlı Pratik Güvenli Kolay Ulaılabilir Maliyeti Düük 42% Tablo 7: Kurum çi letiimde Yeni letiim Teknolojilerinin Tercih Nedenleri